Основным документом в перевозке товаров железной дорогой из страны в страну является железнодорожная накладная. Она выполняет функции:
договора о перевозке;
товарораспорядительного документа;
подтверждения о принятии груза к перевозке.
Настоящий документ не является обратным. Груз отдается в распоряжение названного грузополучателя при предъявлении им документа, который удостоверяет его личность. Поскольку в мире есть несколько систем железнодорожного соединения, которые отличаются один от другого шириной колеи, габаритами локомотивов и вагонов, условиями перевозки и т.п., регуляция международных железнодорожных перевозок осуществляется несколькими независимыми один от другого международными конвенциями, каждая из которых применяется конкретно к какой-то из систем и регламентирует форму железнодорожной накладной.
Европейские страны руководствуются Конвенцией о международных железнодорожных перевозках (КОТИФ), участниками которой является 33 государства (большинство стран Европы, а также ряд стран Азии и Северной Африки).
КОТИФ содержит условия перевозки грузов. В частности, устанавливает, что ставки перевозочных платежей определяются национальными и международными тарифами. Предусмотрены предельные сроки доставки грузов. По правилам КОТИФ, общие сроки доставки грузов составляют для грузов большой скорости 400 км, а для грузов малой скорости - 300 км за сутки. В то же время за железными дорогами сохраняется право устанавливать для отдельных соединений специальные термины доставки, а также дополнительные сроки при возникновении существенных осложнений в перевозках и других особенных обстоятельств.
Предельный размер ответственности железных дорог в случае несохранения в целости перевезенных грузов в КОТИФ определен в расчетных единицах Международного валютного фонда - СПЗ (17 СПЗ или 51 старый золотой франк за 1 кг массы брутто). Предусмотрено также, что вызванные просрочкой доставки, убытки возмещаются грузовладельцу в пределах трехкратных провозных платежей.
Хотя СССР не был участником КОТИФ, однако ее положение, служебные инструкции и другие нормативные документы использовались и продолжают применяться при перевозках наших внешнеторговых грузов в страны Западной Европы и из этих стран в Украину.
Между социалистическими странами Европы и Азии была заключена многосторонняя транспортная конвенция - Соглашение о международном грузовом соединении (УМВС). В УМВС определяются сроки доставки грузов, устанавливаются провозные платежи на дорогах стран отправления и назначения за ставками внутренних тарифов, а во время следования дорогами транзита - за транзитными тарифами.
Ответственность железных дорог за несохраненность груза наступает в случае наличия вины перевозчика, которую часто должен довести грузовладелец. В отличие от КОТИФ, максимум ответственности в УМВС не установлено и возмещение выплачивается перевозчиком в пределах настоящей стоимости груза, отмеченной в счете поставщика, объявленной его ценности ли. Повреждение и несохранность груза должны быть подтверждены коммерческим актом. В случае просрочки доставки железная дорога платит штраф, который составляет определенный процент от провозной платы.
Заключение договора международных перевозок грузов согласно положениям УМВС оформляется накладной соответствующей формы. Накладная УМВС имеет пять листов:
первый лист - оригинал накладной (сопровождает груз к станции назначения и выдается получателю вместе с пятым листом и грузом);
второй лист - дорожная ведомость (является документом железной дороги, остается в пункте назначения; выдается столько сведений, сколько дорог принимают участие в перевозке);
третий лист - дубликат накладной (выдается отправителю после заключения договора перевозки);
четвертый лист - лист передачи груза (сопровождает отправление к станции назначения, остается в пункте назначения);
пятый лист - сообщение о прибытии груза (сопровождает отправление к станции назначения, выдается получателю вместе с оригиналом и грузом).
Форма железнодорожной накладной за УМВС отличается от аналогичного документа за КОТИФ. Поэтому при оформлении перевозки из СНГ, когда часть пути будет проходить через европейские страны, накладная УМВС оформляется к пограничной станции железной дороги страны, смежной из СНГ, где накладная УМВС будет переоформлена в накладную КОТИФ. Такая же процедура осуществляется на пограничных станциях и при отправлении товаров в страны СНГ.
При международных перевозках расчетной валютой тарифов является швейцарский франк. Кроме накладной, с грузом отправляют соответствующие товарораспорядительные документы.
В последнее время возникла тенденция к переходу многих центральных и восточноевропейских стран от УМВС к КОТИФ. С 1 января в 1991 г. железные дороги Венгерской Республики, Чешской и Словацкой республик денонсировали УМВС.